คู่มือการบันทึกยอดสต๊อกยกมา
ยอดยกสต๊อกยกมา หมายถึง กระบวนการบันทึกจำนวนสินค้าคงคลังที่มีอยู่ในระบบบัญชีหรือระบบจัดการสินค้าคงคลัง ณ จุดเริ่มต้นของการใช้ระบบใหม่ หรือเมื่อมีการเปิดงวดบัญชีใหม่ โดยยอดสต๊อกยกมาจะช่วยให้ระบบสามารถติดตามปริมาณสินค้าได้อย่างถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น
วัตถุประสงค์ของการบันทึกยอดยกสต๊อกยกมา
- การติดตามจำนวนสินค้าคงเหลือ ยอดสต๊อกยกมาช่วยให้สามารถติดตามจำนวนสินค้าที่เหลืออยู่จากงวดหรือระบบเดิม เพื่อให้สามารถดำเนินการขายหรือจัดการสินค้าได้ถูกต้อง
- ความต่อเนื่องในการบริหารจัดการสต๊อก เมื่อเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่หรือเปิดงวดบัญชีใหม่ ยอดสต๊อกยกมาจะเป็นฐานข้อมูลเริ่มต้นสำหรับการนับจำนวนสินค้าในระบบใหม่
- การคำนวณต้นทุน ยอดสต๊อกยกมาช่วยในการคำนวณต้นทุนการขายและการผลิต โดยข้อมูลสต๊อกที่ยกมาใช้ในการบันทึกต้นทุนสินค้าในงวดบัญชีปัจจุบัน
กระบวนการบันทึกยอดสต๊อกยกมา
- ตรวจนับสินค้า ทำการตรวจนับสินค้าจริงที่คงเหลือในคลังสินค้าทั้งหมด
- บันทึกข้อมูลลงในระบบ กรอกรายละเอียดของสินค้าในระบบจัดการสต๊อก เช่น รหัสสินค้า จำนวนสินค้า และมูลค่าต่อหน่วย
- ตรวจสอบความถูกต้อง ตรวจสอบยอดสต๊อกที่บันทึกแล้วให้ถูกต้องและครบถ้วนเพื่อป้องกันปัญหาในการจัดการสินค้าในอนาคต
- บันทึกในระบบบัญชี เมื่อยอดยกสต๊อกถูกบันทึกแล้ว ข้อมูลนี้จะใช้ในการคำนวณต้นทุนและการจัดการสต๊อกในงวดบัญชีถัดไป
ขั้นตอนการบันทึกยอดสต๊อกยกมา
เข้าสู่เมนู ยอดสต๊อกยกมา
คลิกที่เมนู ยอดสต๊อกยกมา
คลิกไอคอนบวก
คลิกที่ไอคอน + เพื่อสร้างรายการใหม่สำหรับการยันทึกยอดสต๊อกยกมา
เลือกรายการสินค้า
เลือกรายการสินค้า ที่ต้องการสำหรับสร้างรายการใหม่สำหรับการยันทึกยอดสต๊อกยกมา
กรอกรายละเอียด
ใส่ราคาทุนต่อหน่วย และจำนวนสินค้า
บันทึกรายการ
คลิ๊กที่ไอคอน save เพื่อบันทึกรายการ
ขั้นตอนการลบสินค้ายอดยกมา
ค้นหาสินค้าที่ต้องการลบ
เลือกรายการสินค้าที่ต้องการลบรายการออกจาก ยอดสต๊อกยกมา
ลบสินค้า
ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง จากนั้นให้คลิกไอคอน ลบสินค้า เพื่อทำการลบสินค้าออกจากยอดสต๊อกยก
กดบันทึก
กดบันทึกเพื่อยืนยันการลบสินค้าออกจาก ยอดสต๊อกยกมา
ตรวจสอบผลการลบสินค้า
หลังจากการลบสินค้าสำเร็จ ให้กลับไปตรวจสอบว่ารายการสินค้าดังกล่าวถูกลบออกจากยอดยกมาจริงหรือไม่ โดยตรวจสอบจากหน้ารายการสินค้าคงคลังหรือรายงานสินค้าคงเหลือ
การบันทึกยอดสต๊อกยกมาเป็นขั้นตอนที่ต้องทำอย่างระมัดระวัง เนื่องจากข้อมูลนี้ส่งผลต่อการบริหารจัดการสต๊อก การคำนวณต้นทุน และการวางแผนการดำเนินธุรกิจ การตรวจสอบและป้อนข้อมูลให้ถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง
ข้อควรระวังในการบันทึกยอดสต๊อกยกมา:
-
ตรวจสอบจำนวนสินค้าจริงให้ถูกต้อง ควรตรวจนับสินค้าจริงในคลังอย่างละเอียดและรอบคอบ เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลจำนวนสินค้าที่คงเหลือ ใช้ระบบตรวจสอบหรือนับสินค้าหลายรอบเพื่อความถูกต้อง
-
ตรวจสอบการป้อนข้อมูลในระบบ ระมัดระวังในการกรอกข้อมูลรหัสสินค้า, จำนวนสินค้า, มูลค่าต่อหน่วย และรายละเอียดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่บันทึกเข้าสู่ระบบถูกต้องครบถ้วน ความผิดพลาดในการป้อนข้อมูล เช่น รหัสสินค้าผิด หรือจำนวนผิด อาจทำให้เกิดปัญหาการจัดการสต๊อกในอนาคต
-
บันทึกมูลค่าสินค้าให้ตรงกับความเป็นจริง ควรใช้ราคาต้นทุนที่ถูกต้องในการบันทึกมูลค่าสินค้าต่อหน่วย เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนในการคำนวณต้นทุนสินค้าในภายหลัง
-
ระวังการบันทึกซ้ำ ตรวจสอบว่ามีการบันทึกยอดสต๊อกยกมาเพียงครั้งเดียว เพื่อป้องกันปัญหาสินค้าซ้ำซ้อนในระบบและการคำนวณยอดสินค้าที่ไม่ถูกต้อง ใช้ระบบหรือกระบวนการตรวจสอบว่าไม่มีการบันทึกซ้ำในระบบบัญชี
-
ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต ควรจำกัดการเข้าถึงของผู้ที่มีสิทธิ์ในการบันทึกและแก้ไขยอดสต๊อกยกมา เพื่อลดความเสี่ยงในการแก้ไขข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งอาจทำให้ข้อมูลไม่ถูกต้อง